Kokoukset kasvotusten vai etänä – tottumuksia luodaan nyt

3.6.2022 0 Tykkää 0 kommenttia

Elämme parhaillaan aikaa, jolloin opettelemme ja kokeilemme sitä, miten työpäivänsä ja -viikkonsa suunnittelisi: kotona etäkokoustaen ja muut työt pääosin toimistolla vai päinvastoin, toimistolla kokouksia varten ja kotona kirjoitus- ja valmistelutyötä tehden.

Yli kaksi vuotta kestäneen koronapandemian aikana olemme oppineet täysin uudenlaisia tapoja työskennellä paikasta ja joskus ajastakin riippumatta. Vaikka Taideyliopistossa on paljon sellaista, jota ei voi opiskella tai tutkia tai jonka parissa ei voi työskennellä etänä, on moni kuitenkin alkanut jo pitää itsestään selvänä sitä, että vähintäänkin osan työstä toi tehdä kotoa tai muusta etäpisteestä käsin. Kampusten osittain uudistuneissa työympäristöissä on vielä melko hiljaista.

Valinta kotikonttorin tai vain yhden kampuksen hyväksi voi tuntua houkuttelevan helpolta. Siirtymät jäävät pois, aikatauluun näyttää mahtuvan enemmän kokouksia ja ehkä oman työn ajatkin näyttävät kalenterissa pidemmiltä. Asteittain tämä poteroituminen on alkanut tarjota mahdollisuuksia suorittaa omaa työtä entistä tehokkaammin. Mutta onko uudenlainen tapa tehdä alkanutkin tuntua jostain syystä kuormittavalta? Entä tiimin ja tiimien yhteistyö ja ideointi? Milloin sitä tehdään?

Etäkokoukset kuormittavat aivoja

Helsingin Sanomissa kerrottiin 14.1.2022 tutkimuksesta, jossa Aalto-yliopiston tuotantotalouden laitoksen johtamisen professori Niina Nurmi ja Työterveyslaitoksen tutkija Satu Pakarinen panivat 50 ihmistä pelaamaan niin sanottua kognitiivista joustavuutta mittaavaa peliä sekä virtuaalisten että kasvokkain tapahtuvien kokousten jälkeen. Pelissä luokiteltiin kirjain- ja numeroyhdistelmiä vähän väliä vaihtuvien sääntöjen mukaan, jolloin tutkittavien piti pystyä joustavasti ohjaamaan omaa päättelytapaansa ja toimintaansa uutta tilannetta vastaavaksi. Tällaista kognitiivista joustavuutta pidetään yleisesti esimerkiksi luovuuden esiasteena.

Testien perusteella selvisi, että aivot kuormittuvat virtuaalisessa palaverissa paljon nopeammin, ja kuormitus alkaa näkyä selvästi jo puolen tunnin kokouksen jälkeen. Virtuaalikokouksen aiheuttamalla uupumuksella oli yli 20 prosentin alentava vaikutus kognitiiviseen joustavuuteen heti kokouksen jälkeen.

Kasvokkain kokoustaminen sen sijaan ei vaikuttanut kognitiiviseen suoriutumiseen, vaan antoi monille pikemminkin uutta energiaa. Lisäksi siirtymiset kokouksesta toiseen kampuksen sisällä tai kampusten välillä antavat nähdäkseni tarpeellisen tauon, jonka aikana aivoissa tehty työ ”tuulettuu” ja muistijäljet syvenevät.

Asiantuntijatyössä tarvitaan mm. aloitekykyä, innovatiivisuutta sekä kokonaisuuksien hallintaa ja olennaiseen keskittymistä – luovan taiteellisen työn vaatimuksista puhumattakaan. Vastaavan työterveyslääkärimme Anne Lehtosen mukaan kognitiivinen kuormitus näkyy työterveyshuollossa kuitenkin juuri näiden osa-alueiden heikkenemisenä. Jos siis tuntuu siltä, että ”nyt en pysty hahmottamaan tätä tekstiä” tai ”en saa nyt paperille sitä ajatustani tästä”, syy voi ainakin osittain olla etäkokousten aiheuttamassa aivojen kuormitustilassa.

Lähikokouksissa kehitetään ja ideoidaan

Kasvokkain keskustelussa viestimme ilmeillämme ja kehoillamme saman- tai erimielisyyttä ja teemme havaintoja toistemme reaktioista. Onnistunut vuorovaikutustilanne tekee meistä eläviä ja merkittäviä ihmisiä toisillemme, kun taas etäkokouksessa voimme parhaimmillaankin seurata muutaman osallistujan kasvojen ilmeitä kaksiulotteiseksi litistettyinä ja pienellä viiveellä.

Asiantuntijatyön ydin ei mielestäni ole suorittamisessa, jossa ruksi tarkistuslistan kohtaan ”hoidettu” on ainoa merkki hyvin tehdystä työstä ja tavoitteiden saavuttamisesta. Tiimissä ja laajemmassa työyhteisössä tehty yhteistyö pyrkii enemmän kuin osiensa summaan kehittämällä työtä ja synnyttämällä uusia aloitteita.

Varo hyvinvointiparadoksia!

Nurmi kertoo tutkimusraportissaan myös ns. hyvinvointiparadoksista. Se muodostuu, kun ryhmän ja yksilöiden tarpeet ja niihin vastaaminen ovat ristiriidassa keskenään. Ryhmän jäsen voi kokea, että juuri näin, etätyössä työskentelemällä, teen kaikki minulle kuuluvat tehtävät ja olla ainakin lyhyellä tähtäimellä tyytyväinen järjestelyyn, mutta tiimin tai laajemman yksikön näkökulmasta työn kaikkia tavoitteita ei kuitenkaan saavuteta. Tai saavutetaan, mutta samaan aikaan yksilöiden työhyvinvointi heikkenee. Taustalla voi olla kasvokkaisten kontaktien puute, joka vaikuttaa sekä ryhmän työn kehittämiseen että sen jäsenten hyvinvoinnin heikkenemiseen.

Paljon puhutaan introverteista ja sosiaalisesti ulospäin suuntautuneista ihmisistä, ja aivan aiheesta muistetaan sanoa, että myös introverteilla henkilöillä tulee olla heidän persoonallisuudelleen sopiva työympäristö. En ole pakottamassa ketään sosiaaliseen yliaktiivisuuteen. Toivon kuitenkin, että me kaikki käyttäisimme juuri nyt elettävän etsikkoajan sen huolelliseen pohtimiseen, mikä omassa, tiimin ja koko työyhteisön työssä on sellaista, joka todella soveltuu etäilyyn, ja missä asioissa ryhmässä ja paikan päällä tekemisen voimaa ei kannata missata. Tavataan kampuksella!

Kirjoittaja

Jyri Pulkkinen
työsuojelupäällikkö
jyri.pulkkinen@uniarts.fi